Hello,
Si ça peut aider, dans ma p'tite assos, on fait une rencontre estivale par an pour 20 à 40 personnes, en barnum comme vous. Sauf que nous c'est barnum tables et bancs qu'on a du mal à trouver vu que personne n'est équipé... Bref... Pour l'intendance, on n'a pas de cas de conscience comme vous car on simplifie au maximum parce que sinon le cuistot et le plongeur, ils font que ça du week-end. Je ne sais pas si c'est applicable pour vous parce que c'est une orga quasi mili et que certains n'aimeront pas mais ça simplifie le job drastiquement.
En gros :
- chacun apporte son propre bavoir et son propre couteau.
- pour la vaisselle & couverts, c'est du jetable. Celui ou celle qui veut de la vraie vaisselle et des vrais couverts, il se les apporte et il les gère de A à Z (il apporte de quoi faire sa propre plonge, flotte y compris vu qu'on va rarement dans des spots où y'a l'eau courante).
- pour la bouffe on simplifie aussi, avec des apéros qui se conservent à température ambiante et des plats simples, de type salades et barbecue uniquement. Pas de cuisine élaborée.
- on essaye de trouver un petit groupe froid à chaque fois qui ne servira qu'à conserver salades et viandes... et s'il y a la place les apéros du repas du jour (pas de tout le WE).
- les menus sont déterminés à l'avance.
- pour les petits achats (brioches, cafés, thé, jus de fruits, confiottes, flotte, sodas, vins, alcool forts, chips, sauciflards, vaisselle jetables, couverts jetables, charbon de bois, etc.) : on fait une liste des vrais* besoins communs qu'on répartis en lots de valeurs à peu près identique. On liste les lots sur le forum, chacun en choisi un, l'achète et vient avec. Les lots les + encombrants seront les moins chers. On considère que sur ce point, y'aura pas repartage financier, même si la valeur des lots diffère. *
je dis "vrais" parce que le type qui veut un truc particulier, que y'a que lui qui va en consommer, genre du mojito (je vise personne, hein, c'est pour l'exemple 
) ben lui, ça va être pour sa poche. Si on se rend compte que ça s'est bien partagé, l'année suivante on le rajoute à la liste. Si ça reste pour son usage unique, ça restera pour sa poche.- celles et ceux qui veulent acheter des trucs en plus pas prévus, c'est pour leur poche.
- pour les gros achats (viandes et salades) : soit c'est un seul gars qui habite sur place qui achète tout, soit on répartis ça sur 2 ou 3 gars qui sont pas trop loin du spot (parce que comme ça, s'ils ont un empêchement de dernière minute, on peut passer chez eux pour aller récupérer les achats (s'ils les ont fait) ou passer chez leurs traiteurs récupérer les achats). Après, sur place on se partage la douloureuse "viandes et salades".**
- pour la cuisine, on désigne 2 personnes en charge du truc à chaque repas... Pas 2 fois les mêmes sauf si volontaires.
** voir + haut partage de la douloureuse : si y'a un gars qui est volontaire pour s'occuper de tous les barbeucs du week-end : il ne paye rien de tout le week-end, le groupe prend sa part à sa charge.
- pour la cuisson, celui qu'est pas content s'y colle la fois suivante. Ca paraît p'têtre expéditif comme méthode mais z'imaginez pas comment ça apaise les mécontents.
- en général, le premier repas c'est pas barbecue : chacun apporte un truc de son coin et on fait pot commun.
Pour le barbeuc, on fait simple : un fût 200/250 litres coupé en deux dans le sens de la hauteur, des pieds soudés en fer plat plié (vu vos compétences, ça devrait poser aucun problème) et la grille fait dans un morceau de grillage épais.
Mais tout ceci demande pas mal d'organisation et vu le foutoir sur le forum, chuis pas sûr que ça passe.
Vous pourriez quand même vous inspirer de quelques trucs comme la vaisselle... comme ça, pas de plonge à faire pour le groupe. Déjà un truc en moins à faire.
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